ГлавнаяСтатьиВыбор платформы для процессной автоматизации

Выбор платформы для процессной автоматизации

Каким образом выбирать автоматизированную систему для внедрения процессов управления? Единого универсального ответа на этот популярный вопрос, к сожалению, не выработано. Существует несколько общепринятых вариантов отбора системы.

Первый и самый простой - визуальные ощущения. Изначально сформировав пул вопросов, нужно бегло просмотреть все основные предлагаемые на рынке системы автоматизации. Для этого проводится большое количество мероприятий - конференций и семинаров. Плюсом посещения таких мероприятий является возможность одновременного просмотра нескольких систем. Выделив лучшие, приступаем к заключительному этапу - просмотр системы "в боевом" режиме. Каждый уважающий себя вендор проводит демонстрации своих разработок. Идеальным вариантом является посещение организации, где такая система уже внедрена: вероятность честного, актуального и полного ответа на поставленные вопросы в такой ситуации значительно выше. По итогам просмотра выбирается система, которая произвела наилучшее впечатление. В идеальном случае системы устанавливаются на демонстрационный стенд и исследуются.

Второй способ немного сложнее - изначально разрабатывается методика сравнения систем, выбираются ключевые области для сравнения и критерии разной степени значимости. После чего формируются опросные листы: иногда короткие - до пятидесяти вопросов, иногда гигантские - сотни и сотни вопросов. Эти анкеты заполняются, а затем по разработанной методике сравниваются для выбора лучших.

В условиях недостатка времени или ресурсов для исследования часто используется способ отбора систем, сочетающий первый и второй варианты. В коротком списке путем интуитивно-визуального выбора остается лишь несколько систем, среди которых проводится полноценный "конкурс на выживание".

При выборе основной платформы для автоматизации разрабатываемых нами процессов управления (ITSM, CRM, ECM, PM) мы использовали следующий метод:
1. Определили ключевые области для сравнения систем (возможности интеграции с другими платформами, возможности внесения изменений, уже наработанный процессный функционал и т.д.)
2. По каждой из областей определили набор критериев и задали относительные веса, определяющие важность областей и критериев для выбора.
3. Оценили все имеющиеся на рынке программные решения для процессной автоматизации.
4. Показавшие лучшие результаты решения были инсталлированы на демонстрационных стендах и исследованы по набору наиболее важных критериев.

Какая область является наиболее важной для выбора? Это решать только конкретной организации в конкретных условиях. Для кого-то решающим являются точные рамки небольшого бюджета, для кого-то наличие русскоязычной локализации а для некоторых - возможности интеграции с существующей стратегической платформой.

Есть область, которая стоит особняком. Для любого решения процессной автоматизации - будь-то процессы управления ИТ, службой претензий или внутренним отделом качества, чрезвычайно важным являются возможности по модификации решения под изменяющиеся процессы управления. Существует только один тип компаний, в которых процессному решению не нужна область модификации. Это компании с устоявшимися навсегда, вечно неизменными процессами управления. В конкурентной, быстро изменяющейся современной бизнес-среде таких компаний все меньше и меньше. Бизнесу хлопот добавил кризис: сегодня без повышения эффективности работы процессов управления далеко не уедешь.

Все современные методики управления предполагают непрерывное изменение и совершенствование. Философия Кайдзен, всеобщая система управления качеством (TQM), библиотека передового опыта IT (ITIL v2, ITIL v3) - любая методика, построенная на цикле Деминга-Шухарта, будет требовать постоянного улучшения, а значит изменения процессов. Подход бережливого производства (Lean Management) прямо требует гибкости: начиная от возможностей быстрой перенастройки оборудования и легкой установки производственного оборудования по оптимальной схеме, завершая простой, удобной, гибкой модификаций систем управления.

Конечно, гибкость обязана быть разумной по затратам. Крупные ERP-системы допускают перенастройку стандартного решения в соответствие с любой возможной и невозможной бизнес-логикой. Это потребует чрезвычайных трудозатрат на модификацию системы, а в перспективе еще больших больших затрат на поддержку такого решения, его сопровождение и обеспечение совместимости с новыми релизами от вендора.

Противоречие? Конечно же. Полная гибкость любой системы достижима только ценой доступа к открытому коду решения. Доступ к коду обычно означает высокие трудозатраты доработок и владения системой. Разработчики постоянно ищут способ улучшить эти показатели систем процессной автоматизации и разрешить данное противоречие. Наиболее современное решение - всевозможное упрощение разработки, используя типовые решения, которые будут использоваться в любом процессе . Например, любой процесс имеет объекты автоматизации и ключевые поля таких объектов, управляющие жизненным циклом. Таким образом построены WorkFlow, DocFlow - платформы.

Также разработчики в целях повышения гибкости и удешевления внесения изменений в решения заменяют собственно код на более простые действия - в идеале для настройки таких систем программист вовсе не нужен, достаточно системного аналитика или консультанта, умеющего поставить задачу. В некоторых системах 90% функциональности не требует написания кода вообще, для этого достаточно внести настройки в соответствующий объект автоматизации.

Удовлетворяет ли платформа OmniTracker данным требованиям? Конечно, ведь мы выбирали именно по таким принципам, задающим высокую планку гибкости и эффективности платформы автоматизации процессов управления ИТ и бизнеса.

Поэтому при выборе системы убедитесь, что она поддерживает WorkFlow-механизмы. И обязательно внесите в критерии выбора своей системы возможность модификации под изменяющиеся процессы управления. Не забудьте о стоимости модификации, ведь в конечном итоге это стоимость владения системой.