ГлавнаяПродуктыСУНДУКУправление контрактами

Управление контрактами

Мы используем самые разные контрактные схемы — это связано с различными видами бизнеса (например, оказание услуг существенно отличается от передачи прав пользования программным продуктом), различной спецификой в разных странах, требованиями заказчиков и так далее. 
Объём контрактной документации достаточно большой, поэтому очень востребован высокий уровень автоматизации, который бы позволил выполнение многих стандартных операций ускорить и упростить, сохранив при этом мощную аналитическую базу.

Функции
В этих вопросах много надежд возлагалась на СУНДУК, и он не подкачал, поскольку обеспечил в полном объёме контрактный документооборот, контроль исполнения процессов и отчётность:

  • описание и хранений самых разных видов договоров — прямых и субконтрактных, рамочных и фиксированных, заказов и приложений;
  • выставление и контроль оплаты счетов;
  • формирование финансовых и технических актов;
  • формирование, контроль полноты и правильности поставок.

 

Кроме того, поскольку в СУНДУКе контракты, акты, проекты и проектные этапы взаимосвязаны, то СУНДУК повышает качество наших внутренних коммуникаций, например:

  • при подписании договора оповещается Архитектор проекта, который начинает работы по проекту; 
  • при выполнении очередного этапа проекта оповещается Менеджер контракта, который подписывает с заказчиком соответствующий акт;
  • окончание работ по очередному этапу и получение подписанного акта приёмки сигнализирует руководству о необходимости расчёта и начисления премий.

"Автоматы"
Шаблоны основных документов (договоров, ТЗ, актов, счетов и т.п.) хранятся в СУНДУКе и используются для автоматического формирования нужных документов. Счета и акты, их суммы и количества рассчитываются автоматически. Даже написание сумм словами (с правильными падежами и временами) выполняется автоматически — пустяк, но приятно, поскольку экономит время и избавляет от нудной работы.

 

Учёт лицензий
Много потенциальных ошибок таит в себе сопровождение договоров на передачу прав пользования (ну, или по простому — продажу лицензий) и технической поддержки: периодически меняются цены, состав товарных позиций и условия поддержки, у заказчиков могут быть специальные условия по цене и оплате. При условии хотя бы нескольких сотен заказчиков, нескольких сотен позиций и хотя бы нескольких лет договорных отношений — без надёжного инструмента не ошибиться невозможно!!! 
И здесь нас действительно спасает СУНДУК, который знает историю закупок каждого заказчика, цены и скидки по каждой товарной позиции, условия и особенности технической поддержки (продление которой, кстати говоря, он также рассчитывает "автоматом").

Тренинги
Похожим образом мы ведём учёт и контролируем исполнение наших тренинговых договоров: ведение реестра тренингов, формирование договорной документации, персонализированный учёт слушателей, а также выданных сертификатов.

Мультивалютность
Мы работаем в нескольких странах, с несколькими иностранными вендорами, поэтому расчёт различных параметров одновременно в нескольких валютах важен и для оперативной работы (например, контракты в Евро) и для финансовой отчётности — когда все показатели приводятся к единой валюте (например, USD) и могут быть сравнимы. Валюты получаются ежедневно от ЦБ каждой страны.