ГлавнаяРешенияУправление активами

Управление активами

Управление активами тесно связано с управлением конфигурациями. Часто эти процессы объединяют в рамках одного регламента. Однако следует помнить, что управление активами, прежде всего, сфокусировано на их учёте, а не на том, как эти активы влияют на предоставляемые ИТ-подразделением сервисы. Следовательно, для процесса управления активами существенной являются несколько иная информация об активах, нежели для процесса управления конфигурациями. Хорошим примером является информация о балансодержателе актива. Достигнув определённого уровня зрелости, ИТ-организации начинают испытывать недостаток в подобной специфической информации, необходимой для принятия решений в отношении ИТ-инфраструктуры. Особенно остро эта проблема проявляется, если ИТ-организация выделяется в самостоятельное юридическое лицо. Отлаженный процесс управления активами позволяет обеспечить накопление необходимой информации об активах и её поддержание в актуальном состоянии.

Процесс управления активами включает ряд деятельностей, существенным образом отличающих его от управления конфигурациями. К этим деятельностям, в частности, относятся следующие:

  • управление жизненным циклом активов;
  • инвентаризация;
  • оптимизация активов.

 

Управление жизненным циклом активов

Данная деятельность направлена на обеспечение подробного учёта всех событий, связанных с активами, от закупки до утилизации.

 Информация о необходимости осуществления закупки может поступать в процесс несколькими способами, например:

  • в виде заявок на закупку стандартного оборудования из процесса управления инцидентами и запросами на обслуживание;
  • в виде согласованных решений о закупках, выполняемых в рамках реализации изменений в ИТ-инфраструктуре.

Если первоисточником информации о поступлении закупленных активов является бухгалтерская система, необходима её интеграция с системой учёта активов. Это позволит избежать дублирования ручного ввода в разные системы учёта. При настройке интеграций следует учитывать возможности по интеграции справочников категорий и моделей активов. Если такой возможности нет, необходимо обеспечить определение данных атрибутов для перенесённых из бухгалтерской системы активов организационными мерами. Также следует учитывать специфику бухгалтерского учёта, связанную с необходимостью регистрации активов в точном соответствии с документами поставки. В результате в бухгалтерской системе зачастую регистрируются активы, по факту являющиеся составными, т.е. состоящими из набора отдельных компонентов. Обеспечить учёт реального состава активов позволяет механизм бухгалтерских комплектов.

Важным аспектом управления жизненным циклом является маркировка активов. Продуманный порядок маркировки, подкреплённый наличием удобных в использовании инструментов подготовки этикеток, надёжно обеспечивает базу для быстрых и эффективных инвентаризаций.

Факт ввода в эксплуатацию определяется местоположением актива. Если актив перемещён в местоположение, являющееся местом использования, он считается введённым в эксплуатацию.

Вывод из эксплуатации предполагает полное прекращение использование актива.

Для фиксации факта списания используется отдельный признак. Это позволяет продолжать эксплуатацию списанных по бухгалтерии активов при наличии такой необходимости.

Инвентаризация

Инвентаризация является важнейшим инструментом контроля, т.к. основной показатель эффективности работы процесса управления активами – доля активов, по которым выявлены нарушения при проведении инвентаризации.

При проведении инвентаризации кроме чёткого регламента выполнения данной деятельности необходимо удобное решение по автоматизации. Таким решением является ведение инвентаризационных ведомостей в системе автоматизации. Инвентаризационная ведомость формируется для выбранного подразделения и позволяет проверить фактическое наличие активов в разрезе местоположения (конкретного помещения). Жизненный цикл ведомости предусматривает проведение расследования, если при инвентаризации были выявлены нарушения, а также фиксацию результатов такого расследования. В дальнейшем результаты инвентаризации могут быть выведены в отчёт и направлены руководству.

Оптимизация активов

В рамках данной деятельности выполняется ряд задач по обработке информации об активах. К этим задачам относятся:

  • Анализ
    • соответствия структуры активов внутренним политикам организации;
    • затрат на активы;
    • статистики ремонтов;
  • Контроль
    • истечения сроков гарантии и полезного использования;
  • Оценка
    • возможностей по стандартизации активов;
    • перспектив применения новых технологий;
  • Поиск путей оптимизации.

Целью данной деятельности является подготовка предложений по оптимизации структуры активов и передача этих предложений в процесс управления изменениями.