ГлавнаяРешенияУправление финансами

Управление финансами

Сколько стоят ИТ для компании? Есть ли возможности по оптимизации затрат? Будет ли выгодно отдать часть ИТ-услуг на аутсорсинг или заменить какие-то ИТ-услуги? Такие вопросы, как правило, возникают на определённых этапах жизненного цикла организации.  Управление финансами ИТ помогает дать ответы на эти и смежные вопросы.

Безусловно, как и всякое жизнеспособное решение, структура управления финансами в конкретной ИТ-службе зависит от целей, требований и условий окружения. Поэтому решение, описанное далее, не претендует на полноту, а возможно в каких-то случаях обладает излишней детализацией. Кроме этого, результат работы любой модели учёта затрат по определению не соответствует истине на 100%. Точность выходных данных и трудоёмкость и затраты на формирование исходных — это компромисс, на который приходится идти при любом внедрении подобного решения.

Ниже рассмотрим один из вариантов построения финансовой модели ИТ-услуг.

 
СТРУКТУРА СЕБЕСТОИМОСТИ УСЛУГ

Один из вариантов расчёта себестоимости ИТ-услуг — распределение  расходов на ресурсы в разрезе заказчиков пропорционально числу пользователей услуг. Число пользователей может быть определено как по фактическим данным (если ведётся учёт доступов) либо на основании заключенных Соглашений об уровне услуг (SLA). В последнем случае Соглашения должны содержать информацию о составе потребителей. Для случая, когда в компании услуга не эквивалентна системе, а является, например, бизнес-функцией или бизнес-процессом, схема распределения расходов представлена на рисунке.

Распределение расходов на ресурсы по услугам и заказчикам

 

СТРУКТУРА СЕБЕСТОИМОСТИ РЕСУРСОВ

Себестоимость ресурсов формируется из прямых, косвенных и накладных расходов. В общем виде порядок отнесения расходов к прямым, косвенным или накладным представлен на рисунке.

Виды расходов, относимых на себестоимость ресурса

ПРЯМЫЕ РАСХОДЫ НА РЕСУРСЫ

Прямые расходы на ресурс – расходы, которые возможно полностью отнести непосредственно на ресурс. Прямые расходы включают:

  • ФОТ персонала, выделенного для обслуживания только одного ресурса;
  • расходы на программное обеспечение, используемое только одним ресурсом;
  • расходы на компоненты ИТ-инфраструктуры, используемые только для работы одного ресурса;
  • внешние контракты, обеспечивающие функционирование только одного ресурса.

Структура прямых расходов на ресурсы

КОСВЕННЫЕ РАСХОДЫ НА РЕСУРСЫ

Косвенные расходы на ресурс – доля в расходах, связанных с обеспечением функционирования более чем одного ресурса. Такие расходы распределяются на ресурсы с использованием коэффициентов распределения (cost drivers).

Косвенные расходы включают:

  • ФОТ ИТ-персонала общего назначения;
  • расходы на отдельные категории ИТ-активов и КЕ.

 В общем виде схема консолидации косвенных расходов и их распределения на ресурсы представлена на рисунке.

Структура косвенных расходов на ресурсы

СБОР КОСВЕННЫХ РАСХОДОВ

Для упрощения сбора косвенных расходов в рамках представленной здесь модели используется их консолидация по категориям ИТ-активов и КЕ.

Виды расходов, которые необходимо консолидировать:

  • амортизация и расходы на страхование ОС;
  • расходы на закупку оборудования (не являющегося ОС), запасных частей и расходных материалов;
  • расходы по контрактам с внешними поставщиками и подрядчиками, связанным с компонентами инфраструктуры (например: аренда ОС и лицензий ПО, обслуживание серверов и сети, обслуживание СУБД и т.п.).

Такой подход к консолидации расходов на ИТ-инфраструктуру по категориям ИТ-активов и КЕ с целью дальнейшего распределения по ресурсам позволяет:

  • снизить требования к детализации ресурсно-сервисной модели;
  • упросить внедрение и дальнейшее администрирование финансовой модели.
 
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ НА ФОТ ПЕРСОНАЛА

Распределение расходов на ФОТ персонала структурного подразделения или рабочей группы ДИТ, не закреплённых за одним определённым ресурсом осуществляется одним из следующих способов:

  • равномерно по всем ресурсам, которые за ними закреплены;
  • согласно установленным методом экспертной оценки коэффициентам по всем ресурсам, которые за ними закреплены;
  • пропорционально совокупному времени, затраченному персоналом подразделения/рабочей группы на выполнение обращений, решение инцидентов, обслуживание и модернизацию отдельных ресурсов;
  • равномерно по всем ресурсам (в этом случае данные расходы можно считать накладными).

Адекватный способ распределения определяется методом экспертной оценки для каждого подразделения/рабочей группы ДИТ. 

 
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ НА КАТЕГОРИИ ИТ-АКТИВОВ И КЕ

Перечень категорий, долю расходов на которые необходимо относить на определённый ресурс устанавливается с помощью экспертной оценки.

Распределение расходов на каждую категорию ИТ-активов и КЕ применительно к каждому ресурсу, использующему эту категорию, осуществляется одним из следующих способов:

  • равномерно по всем ресурсам, использующим эти категории;
  • согласно установленным методом экспертной оценки коэффициентам по всем ресурсам, использующим эти категории;
  • равномерно по всем ресурсам (в этом случае данные расходы можно считать накладными).
 
СБОР И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НАКЛАДНЫХ РАСХОДОВ

Накладные расходы на ресурс – доля в расходах, не связанных прямо или косвенно с ресурсами (системами). К накладным расходам относятся:

  • ФОТ управленческого персонала ДИТ;
  • расходы на средства труда (компьютеры, ПО, инструменты и т.п., используемые персоналом ДИТ для выполнения своих обязанностей);
  • транспортные расходы;
  • прочие административные расходы ДИТ.

Накладные расходы распределяются равномерно по всем ресурсам.